Achats et approvisionnements : Définitions

Achats et approvisionnements : Définitions

Pas facile la vie d'un acheteurL'approvisionnement du point de vente consiste à gérer les achats et les stocks.

Passer commande, c'est donner l'ordre à un fournisseur de livrer des biens ou services, sous certaines conditions (date et lieu de livraison, mode de paiement...), afin de réapprovisionner les stocks ou de référencer de nouveaux produits.

 


Définitions : Achats, Approvisionnements, logistique

Il s'agit d'acquérir les biens ou services nécessaires au fonctionnement de l'UC, au niveau de la qualité voulue, en quantité souhaitée, aux couts les plus bas, dans les délais attendus, dans les meilleures conditions de service et de sécurité d'approvisionnement.

Les achats ont pour fonctions :

  • A court terme d'alimenter automatiquement les rayons ou les services de l'UC
  • A moyen terme de gérer le porte feuille des fournisseurs
  • A plus long terme d'assurer la gestion stratégique des ressources matérielles de l'entreprise

La Logistique est l'ensemble des activités ayant pour mission le transfert physique des produits vers les clients. L'objectif est que le produit souhaité par le client soit au bon endroit, à l'heure convenue, dans la quantité attendue et au meilleur cout.

Les achats

On distingue plusieurs étapes dans la procédure d'achat :

  • L'émission du besoin (demande d'achat)
  • La vérification du besoin (vérification du volume demandé...)L'évaluation et la séléction des fournisseurs (au niveau national par la centrale d'achat, au niveau régional ou local. L'évaluation des produits du fournisseur peut être faite avec les outils de l'analyse BCG (produits vedettes, dilemme, vache à lait, poids mort))
  • La Passation de la commande ( bon de commande comportant références, désignation, quantité, date et lieu de livraison souhaitée...)
  • Le suivi de la commande (vérification auprès du fournisseur de la réception du bon de commande et de la mise en oeuvre de la livraison)
  • La réception de la livraison (vérification de l'état de la marchandise et de la conformité du bon de livraison avec le bon de commande)
  • La Réserve ( mise en stockage des produit dans l'unité commerciale)
  • La Vérification de la facture (contrôle de la concordance entre facture, bon de livraison et bon de commande)
  • L'évaluation (enregistrement des différents problèmes rencontrés lors de la réalisation de la commande)

Il existe plusieurs techniques institutionnelles visant à mettre lors de la procédure d'achat, la mise en concurrence la plus large possible :

  • Adjudication (rédaction d'un cahier des charges et publication au bulletin officiel d'annonce des marchés publics)
  • Appels d'offre (sélection d'un fournisseur en fonction d'un cahier des charges)
  • Demande de prix (seul le prix est retenu comme critère)
  • Gré à gré (négociation directe)

La négociation peut porter sur les éléments suivants :

  • Produit (adaptation au besoins si nécessaire)
  • Prix (en fonction des quantités achetées)
  • Délais (fonction du degrés d'urgence)
  • SAV (maintenance, dépannage)
  • Conditions financières (Modalités de paiement, escompte)
  • Réapprovisionnement (sur commande, automatique)
  • PLV, ALV (outils de communication accompagnant le lancement d'un nouveau produit)
  • Conditions particulières (reprise du matériel ancien, formation du personnel)
  • Prestations connexes (Transport, assurance...)

La centrale d'achat assure deux fonctions principales :

  • Le référencement (rencontre des fournisseurs, sélection des articles...)
  • La négociation des conditions commerciales (prix, délais, quantités, avantages...)

La centralisation permet de rendre plus efficace :

  • Les activités d'étude de produits
  • La recherche de fournisseurs
  • La négociation des achats
  • L'élaboration de plans d'assortiments
  • La gestion des stocks moyens
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